JAK ZARZĄDZAĆ ZAMÓWIENIAMI
(Instrukcja dla Sprzedawców na varlo.pl)
1. Gdzie znajdziesz swoje zamówienia?
- Zaloguj się na varlo.pl
- Wejdź do Panelu Sprzedawcy
- Przejdź do sekcji: Zamówienia / Orders
W tym miejscu zobaczysz listę wszystkich zamówień wraz z ich aktualnym statusem.
2. Statusy zamówień – co oznaczają?
Oczekujące na płatność (Pending Payment)
Kupujący złożył zamówienie, ale jeszcze nie zapłacił.
Wstrzymane (On Hold)
Płatność nie została potwierdzona lub wymaga ręcznej weryfikacji.
Przetwarzanie (Processing)
Płatność została zaksięgowana — możesz przygotowywać paczkę.
Wysłane (Shipped / Completed)
Zamówienie zostało wysłane i oznaczone jako zrealizowane.
Anulowane (Cancelled)
Zamówienie anulowane przez Sprzedawcę lub system (np. brak płatności).
Zwrócone / Zrefundowane (Refunded)
Środki zostały zwrócone Kupującemu.
3. Jak obsłużyć nowe zamówienie?
Krok 1: Sprawdź szczegóły zamówienia
Kliknij zamówienie, aby zobaczyć:
- dane Kupującego,
- adres dostawy,
- zamówione produkty,
- metodę płatności,
- notatki Kupującego (jeśli dodał).
Krok 2: Przygotuj produkt do wysyłki
Sprawdź stan magazynowy i przygotuj paczkę zgodnie z opisem oferty.
Krok 3: Nadaj przesyłkę
Wyślij paczkę wybraną metodą dostawy.
Krok 4: Dodaj numer śledzenia
W zamówieniu znajdziesz pole typu:
- Numer przesyłki / Tracking number
- Przewoźnik / Carrier
- Link do śledzenia (opcjonalnie)
Wprowadź dane i zapisz.
Krok 5: Oznacz zamówienie jako wysłane
Kliknij Oznacz jako wysłane / Mark as shipped Kupujący otrzyma automatyczne powiadomienie.
4. Jak anulować zamówienie?
Możesz anulować zamówienie, jeśli:
- Kupujący nie zapłacił,
- produkt jest niedostępny,
- Kupujący poprosił o anulowanie.
W zamówieniu wybierz:
Zmień status → Anulowane (Cancelled)
5. Jak dodać notatkę do zamówienia?
W każdym zamówieniu masz sekcję:
- Notatki prywatne (widoczne tylko dla Sprzedawcy)
- Notatki dla Kupującego (wysyłane e‑mailem)
Możesz tam wpisać:
- informacje o opóźnieniu,
- dodatkowe pytania,
- potwierdzenia,
- uwagi techniczne.
6. Jak przetwarzać zwroty i reklamacje?
Zwroty:
- Kupujący kontaktuje się z Tobą zgodnie z zasadami, które ustawiłeś.
- Po otrzymaniu zwrotu możesz zmienić status zamówienia na: Zwrócone / Refunded
Reklamacje:
- Kupujący zgłasza problem (opis + zdjęcia).
- Odpowiadasz zgodnie z własną polityką reklamacji.
- Jeśli zwracasz środki, zmieniasz status na: Refunded
7. Jak filtrować i sortować zamówienia?
W sekcji Zamówienia możesz filtrować według:
- statusu,
- daty,
- wartości zamówienia,
- metody płatności,
- klienta.
To ułatwia pracę przy większej liczbie zamówień.
8. Dobre praktyki Sprzedawcy
- Oznaczaj zamówienia jako wysłane od razu po nadaniu paczki.
- Zawsze dodawaj numer śledzenia.
- Odpowiadaj Kupującym w ciągu 24 godzin.
- Aktualizuj stany magazynowe.
- Nie opóźniaj wysyłki — to wpływa na Twoją wiarygodność.
- Zapisuj notatki, jeśli coś jest nietypowe.
9. Co zrobić, jeśli Kupujący nie odbiera paczki?
Masz dwie opcje:
- Odesłanie paczki do Sprzedawcy – po jej otrzymaniu możesz zwrócić środki pomniejszone o koszt wysyłki (jeśli Twoje zasady to przewidują).
- Ponowna wysyłka – jeśli Kupujący poprosi i opłaci ponowną dostawę.
Warto to opisać w zasadach sklepu.
10. Gdzie zgłosić problem z Kupującym?
Jeśli:
- Kupujący działa nieuczciwie,
- wysyła fałszywe zgłoszenia,
- próbuje wyłudzić zwrot,
- grozi negatywnymi opiniami,
zgłoś to do obsługi platformy przez formularz kontaktowy.
Platforma może:
- ostrzec Kupującego,
- zablokować jego konto,
- usunąć możliwość składania zamówień.